Kurz gesagt: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen. Umlagefähig ist ausschließlich, was der Mietvertrag vereinbart und der Katalog des § 2 BetrKV benennt. Die teuersten Fehler entstehen nicht bei den Beträgen, sondern bei Frist und Form.
Warum diese eine Frist über alles entscheidet
Von allen Pflichten des Vermieters ist die Abrechnungsfrist die unerbittlichste. § 556 Abs. 3 BGB verlangt, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird.
Läuft die Frist ab, können Sie keine Nachforderung mehr geltend machen – es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Diese Ausnahme greift seltener, als Eigentümer hoffen. Ein verspäteter Grundsteuerbescheid kann sie tragen, die eigene Arbeitsbelastung nicht.
Umgekehrt ist auch der Mieter gebunden: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang erheben. Danach ist er mit ihnen ausgeschlossen.
Welche Kosten dürfen Sie überhaupt umlegen?
Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen. Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren, und die Kostenart muss dem Katalog der Betriebskostenverordnung entsprechen. § 2 BetrKV führt siebzehn Nummern auf, von den öffentlichen Lasten des Grundstücks bis zu den sonstigen Betriebskosten.
| Umlagefähig | Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser, Entwässerung | Verwaltungskosten und Kosten der Aufsicht |
| Heizung, Warmwasser, Aufzug | Wert der eigenen Verwaltungsarbeit |
| Straßenreinigung, Müll, Gebäudereinigung | Instandhaltung und Instandsetzung |
| Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung | Kosten der Geschäftsführung |
| Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart | Rücklagen und Kontoführung |
Besondere Sorgfalt verlangt Nummer 17. "Sonstige Betriebskosten" dürfen Sie nur abrechnen, wenn die jeweilige Position im Mietvertrag ausdrücklich benannt ist – Wartung der Rauchwarnmelder etwa oder Dachrinnenreinigung. Ein pauschaler Verweis reicht nicht.
Bei den Hauswartkosten müssen Sie außerdem trennen: Der Anteil, der auf Instandhaltung oder Verwaltung entfällt, ist herauszurechnen.
Nach welchem Maßstab wird verteilt?
Fehlt eine Vereinbarung, gilt der Flächenmaßstab. Wo Verbrauch erfasst wird, ist nach Verbrauch abzurechnen. Über allem steht der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Sie müssen auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis achten.
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind verbrauchsabhängig zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. In bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten Leitungen sind zwingend 70 Prozent verbrauchsabhängig anzusetzen.
Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Bleiben die unterjährigen Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV aus, kommen weitere drei Prozent hinzu.
Wie funktioniert die CO2-Kostenaufteilung?
Seit dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz tragen Vermieter einen Teil der CO2-Kosten für Brennstoffe selbst. Maßgeblich ist ein zehnstufiges Modell, das sich am spezifischen Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm CO2 je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr orientiert.
- Unter 12 kg tragen Mieter die Kosten vollständig, der Vermieteranteil liegt bei null.
- Mit steigendem Ausstoß verschiebt sich der Anteil in Fünf-Kilogramm-Schritten jeweils um zehn Prozentpunkte.
- Ab 52 kg trägt der Vermieter 95 Prozent, der Mieter fünf Prozent.
Vereinbarungen, die dem Mieter einen höheren Anteil aufbürden, sind unwirksam. Die Aufteilung ist in der Abrechnung nachvollziehbar darzustellen. Wer noch mit einer alten Heizung vermietet, sieht hier sehr direkt, was ein schlechter energetischer Zustand kostet – ein Argument, das auch in die Sanierungsplanung gehört.
Welche Formfehler führen am häufigsten zum Streit?
Eine Abrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne fremde Hilfe nachvollziehen kann. Daran scheitern die meisten Beanstandungen:
- Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und geleistete Vorauszahlungen fehlen oder sind nicht getrennt ausgewiesen.
- Der Abrechnungszeitraum weicht vom Jahresrhythmus ab oder überschreitet zwölf Monate.
- Nicht umlagefähige Positionen sind ungekürzt eingeflossen.
- Leerstandsanteile wurden auf die übrigen Mieter verteilt statt vom Eigentümer getragen.
Auf Verlangen müssen Sie Einsicht in die zugrunde liegenden Belege gewähren; die Bereitstellung darf elektronisch erfolgen. Eine geordnete Belegablage erspart hier regelmäßig die Auseinandersetzung.
Wie passen Sie Vorauszahlungen richtig an?
Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Grundlage ist das tatsächliche Ergebnis, nicht eine Schätzung ins Blaue.
Bei einer vereinbarten Pauschale gilt § 560 BGB: Erhöhungen sind nur zulässig, wenn der Vertrag sie vorsieht, müssen begründet werden und wirken ab dem übernächsten Monat. Sinken die Kosten, ist die Pauschale herabzusetzen – und zwar von sich aus. Wir bei KRUPKA RE empfehlen Eigentümern, die Vorauszahlungen jährlich zu prüfen, statt Nachzahlungen anwachsen zu lassen; Fragen zur laufenden Bewirtschaftung klären wir gern im persönlichen Kontakt.
Häufige Fragen
Darf ich die Grundsteuer weiterhin umlegen?
Ja. Sie zählt zu den öffentlichen Lasten des Grundstücks und ist damit umlagefähig, sofern der Mietvertrag es vorsieht. Nach der Grundsteuerreform haben sich die Beträge vielerorts verschoben, die Umlagefähigkeit als solche jedoch nicht.
Was tue ich, wenn ich die Zwölfmonatsfrist versäumt habe?
Rechnen Sie trotzdem ab. Ein Guthaben des Mieters bleibt auszuzahlen, und die Abrechnung schafft die Grundlage für angepasste Vorauszahlungen. Nur die Nachforderung ist verloren.
Muss ich bei einem Mieterwechsel zum Stichtag abrechnen?
Nein. Sie dürfen den regulären Abrechnungszeitraum beibehalten und die Kosten zeitanteilig zuordnen. Eine Zwischenablesung ist allerdings bei verbrauchsabhängigen Positionen erforderlich.
Lohnt sich eine externe Abrechnung?
Bei mehreren Einheiten meist ja. Die Kosten dafür sind Verwaltungskosten und damit nicht umlagefähig – sie mindern jedoch als Werbungskosten Ihr steuerliches Ergebnis. Die Einordnung im Einzelfall bespricht Ihr Steuerberater.